Jednym z bardzo ważnych aspektów księgowości w firmie jest zapewnienie  bezpieczeństwa dokumentacji, przechowywania oraz dostępu do dokumentów różnych lat. Dlatego wiele firm staje przed dylematem, czy jeśli zdecydują się na księgowość zewnętrzną to ich dokumenty będą bezpieczne, jak szybko firma zewnętrzna znajdzie potrzebny dokument, czy dokumenty w postaci elektronicznej będą miały należyte zabezpieczenia?

JAK FIRMY OUTSOURCINGOWE ZAPEWNIAJĄ BEZPIECZEŃSTWO DOKUMENTACJI?

Biura specjalizujące się w prowadzeniu księgowości dla innych firm muszą posiadać specjalne zabezpieczenia, które chronią przed wyciekiem danych. To jest wymóg prawny – każdy podmiot przetwarzający dane osobowe klienta, a także dane innych osób, jakimi klient administruje (np. pracowników, kontrahentów) ma stosować specjalne zabezpieczenia przed dostaniem się informacji w niepowołane ręce. Biura rachunkowe zapewniają więc bezpieczeństwo danych firmy, a do tego umożliwiają godny zaufania dostęp do dokumentów o dowolnej porze oraz regularnie tworzą kopie zapasowe elektronicznych danych.

CO FIRMY OUTSOURCINGOWE ROBIĄ, ŻEBY KLIENCI CZULI SIĘ BEZPIECZNIE?

Firma zajmująca się outsourcingiem księgowym  ma kilka możliwości, aby podmiot, którego obsługują, czuł się bezpiecznie. Na jakie elementy warto zwrócić uwagę?

Bieżąca kontrola:

• Stały dostęp do kompletnych informacji za pomocą systemu on-line
• Możliwość uzyskiwania bieżących raportów i precyzyjnych analiz

Bezpieczeństwo:

• Jak wygląda przeniesienie odpowiedzialności za poprawność prowadzenia ksiąg rachunkowych
  i spraw kadrowo-płacowych
• czy nie ma zagrożenia z tytułu absencji, rotacji, itp.
• Bezpieczeństwo danych (profesjonalny back-up, oprogramowanie antywirusowe, procedury bezpieczeństwa)

Odpowiedzialność:

• Przeniesienie na firmę zewnętrzną odpowiedzialności za błędy prawno-księgowe, co może być ujęte odpowiednimi zapisami w umowie (wymagajmy tego od firmy zewnętrznej)
• zewnętrzna firma księgowa powinna posiadać polisę OC od prowadzonej działalności, żeby
  w razie błędu móc starać się o odszkodowanie

Decydując się na firmę zewnętrzną sprawdźmy, jaki zakres odpowiedzialności firma bierze na siebie, wtedy będziemy jako przedsiębiorca wiedzieć, czy chcemy podjąć współpracę z tym konkretnie partnerem biznesowym.