Prowadzenie firmy bezwzględnie wymaga fizycznej siedziby firmy, jak określają to stosowne
przepisy. Według art.10 rozporządzenia Rady UE 282/2011 z 15 marca 2011r. siedziba działalności
gospodarczej podatnika to miejsce, gdzie są wykonywane główne funkcje zarządu
przedsiębiorstwa. Najczęściej to miejsce jest również miejscem wykonywania działalności
gospodarczej.

Z drugiej strony według danych Idea Money około 80 firm upada w ciągu pierwszych 2 lat
działalności. Dlatego trzeba wybrać rozwiązanie, które nie będzie dużym obciążeniem dla
początkującego przedsiębiorcy. Ceny za wynajem biura we Wrocławiu wahają się w okolicach 30-35
zł/mkw, a na Starym Mieście nawet 50 zł/metr kwadratowy. Czyli biuro wielkości 25 mkw to
wydatek minimum 600 zł, a nawet 1.250 zł. I tak miesiąc w miesiąc. Nie licząc mebli biurowych,
wykładziny, sprzętu biurowego, w które trzeba wyposażyć biuro. Zauważmy też, iż do biura potrzeba
by było zatrudnić dwóch pracowników. Jeden może zawsze zachorować albo pójść na urlop. Są to już
spore koszty, rzędu prawie kilku tysięcy złotych. Koszty wysokie od razu na starcie. Czy jest inne
rozwiązanie? Na szczęście tak. W Polsce już od blisko 10 lat funkcjonują wirtualne biura.

To rzeczywiste miejsca, których adresy można podawać np. na wizytówce. Takie rozwiązanie
pozwala przede wszystkim na rejestrację działalności pod adresem fizycznym tym, którzy nie chcą,
aby ich adres domowy figurował jako siedziba przedsiębiorstwa. Wirtualne biura to idealne
rozwiązanie dla różnego rodzaju przedsiębiorstw, a już na pewno dla blisko 3 milionowej
społeczności jednoosobowych przedsiębiorstw. Są to nie tylko freelancerzy, ale również podmioty
prowadzące usługi księgowe, reklamowe, tłumaczeniowe, informatyczne, start-upy, podmioty
zagraniczne i wiele innych. Wirtualne biuro pozwala na redukcję kosztów biura i kosztów
zatrudnienia obsługi biurowej.

Koszty w zależności od wybranego pakietu usług oraz lokalizacji wirtualnego biura wahają się
od 25 zł do 120 zł miesięcznie. W związku z tym, że na rynku jest bardzo duża ilość różnej jakości
biur wirtualnych (począwszy od prywatnych mieszkań po profesjonalne powierzchnie biurowe z
salami konferencyjnymi i pomieszczeniami do pracy biurowej), dobrze jest sprawdzić samą
lokalizację i upewnić się, które z proponowanych usług rzeczywiście realnie są dostępne w tym
biurze.
Z czego składa się wirtualne biuro?

1. Z wirtualnego sekretariatu. Wirtualny sekretariat zajmuje się przyjmowaniem korespondencji,
przyjmowaniem przesyłek kurierskich, wpuszcza pod adres wirtualnej siedziby ograny urzędu
skarbowego, aby dokonać weryfikacji, czy siedziba nadaje się na siedzibę i czy wirtualny sekretariat
ma kontakt z zarządem spółki, która jest klientem wirtualnego biura.
Ponadto wirtualny sekretariat w czasie rzeczywistym informuje zarząd spółki ( klienta biura
wirtualnego ) o odebranej korespondencji, a w zależności od wykupionego pakietu także może ona
być skanowana.

2. Z sal do spotkań. Są konieczne nie tylko, by klient wirtualnego biura mógł się spotkać z
kontrahentem, ale też by różnego rodzaju organy mogły zweryfikować, czy adres wirtualnego biura
to faktycznie adres siedziby firmy lub spółki klienta. Dotyczy to nie tylko o urzędnikach urzędów
skarbowych, ale bardzo często banki i firmy leasingowe przed udzieleniem kredytu chcą przyjść
i zrobić zdjęcia siedziby firmy, spotkać się ze swoim przyszłym klientem, jednym słowem dokonać
weryfikacji siedziby firmy w celu oceny wiarygodności kontrahenta.
Sale do spotkań mogą pełnić praktyczną funkcję np. przy różnego typu działalności, jak szkolenia,
eventy firmowe, rekrutacje, zgromadzenia zarządu czy zgromadzenia wspólników.

3. Z pomieszczeń biurowych. Pomieszczenia biurowe do pracy na godziny nie są niezbędne, ale
dobrze jest widziane zapewnienie takiej możliwości. Dzięki temu właściciel firmy będzie mógł od
czasu do czasu pojawić się i fizycznie popracować w miejscu prowadzenia działalności. Taka strefa
coworkingowa w wirtualnym biurze podnosi prestiż danego miejsca i zwiększa wygodę pracy.

Komu opłaca się wirtualne biuro?

Wirtualne biuro opłaca się każdej firmie, która nie musi zatrudniać pracowników stacjonarnych. Ze
względu na COVID coraz więcej jest firm, gdzie pracownicy pracują zdalnie. Dlatego są firmy, które
zamieniają sekretariat własny na outsourcing sekretariatu i przechodzą na wirtualne biuro.
Wirtualne biuro bardzo dobrze pasuje także jako siedziba do CEiDG przedsiębiorców jednoosobowych – informatyków czy lekarzy.

Wirtualne biuro opłaca się w zasadzie każdej firmie,
która nie ma pracowników, a właściciel nie chce ponosić kosztu wynajmu pokoju biurowego i
zatrudnienia do niego pracownika do prowadzenia sekretariatu, gdyż emaile obsługuje sam na
komórce, a przelewy też robi sam siedząc na kanapie w domu za pomocą komórki.