Każdy przedsiębiorca dąży, aby dotrzeć do jak największej ilości potencjalnych klientów
i przedstawić własną firmę w pozytywnym świetle. W jaki sposób posiadanie biura miałoby
korzystnie wpływać na postrzeganie przedsiębiorstwa?
Kontrahenci, klienci czy po prostu osoby szukające podstawowych informacji o firmie zazwyczaj
zwracają uwagę na jej adres. Na jego podstawie wyrabiają sobie pierwsze zdanie na temat firmy.
W oczach kontrahentów oraz osób chcących skorzystać z określonych usług autorytetem cieszą się
firmy, przy nazwie których widnieje adres odsyłający ich do atrakcyjnych dzielnic, czy centrów
dużych miast.
Wirtualne biura często zlokalizowane są w prestiżowych lokalizacjach – w mieszczących się w
dobrze skomunikowanych centrach miast, zadbanych, nowoczesnych budynkach i odnowionych
kamienicach. Umiejscowiona w takiej okolicy firma budzi w oczach klienta pozytywne odczucia,
zaufanie, a także otwiera go na współpracę. Posiadanie biura nie obliguje przedsiębiorcy od razu do
prowadzenia tam działalności – zazwyczaj służy ono jedynie wymianie korespondencji oraz
sporadycznych spotkań z kontrahentami, czy urzędami. Idealnym rozwiązaniem jest adres, który
jest łatwy do zapamiętania i który budzi pozytywne odczucia.
Należy jednak mieć na uwadze, że wirtualny adres może się okazać antyreklamą działalności.
Na rynku można znaleźć firmy zlokalizowane w małych miejscowościach, które oferują biura
w mało atrakcyjnych okolicach. Trzeba zatem zachować ostrożność, jeśli adres wirtualnego biura
ma być dobrą reklamą, a nie strzałem w stopę.
Innym sposobem wykorzystania biura jako źródła promocji firmy jest możliwość umieszczenia
swojego logo na ścianie wewnątrz budynku lub na stronie internetowej. Istnieje szansa, że osoby,
które przypadkiem zetkną się z reprezentacją wizualną przedsiębiorstwa, zainteresują się jego
działalnością. Takich praktyk nie stosują jednak wszystkie firmy oferujące wirtualne biura – jeśli
przedsiębiorcy zależy na umieszczeniu logo na ścianach obiektu, wcześniej powinien zorientować
się, które firmy to umożliwiają.
Zakładając firmę czy spółkę, przedsiębiorcę interesuje tanie wirtualne biuro, może nawet najtańsze.
Takie podejście jest zrozumiałe, gdyż będzie to koszt stały firmy. Jednak nie można przesadzić. Jeśli
wirtualne biuro będzie małym pokoikiem w biurowcu, w którym będzie ktoś przebywał i odbierał
listy dla klientów wirtualnego biura i pod adresem tego pokoiku nic więcej już nie będzie się
znajdowało, wówczas absolutnie nie będzie budowało dobrego wizerunku firmy. Dodatkowo
obiekcje może zgłaszać urzędy. Urząd skarbowy stwierdzi, że zarząd spółki, która została
zarejestrowana pod adresem tego pokoiku, nie będzie miał możliwości, by w obiekcie tym się
zebrać i podjąć kluczowe dla spółki decyzji. Może to oznaczać wówczas konieczność zmiany adresu
w KRS ( czy odpowiednio CEiDG ) na wirtualne biuro, które pod swoim adresem będzie miało nie
tylko wirtualny sekretariat, ale również sale do spotkań. W salach do spotkań będzie miał
możliwość zebrać się zarząd spółki i nikt nie będzie mógł zarzucić spółce, czy przedsiębiorcy, że
wynajęte biuro wirtualne to tylko adres do korespondencji.
Bardzo często urząd skarbowy, banki i firmy leasingowe przed udzieleniem kredytu chcą przyjść i zrobić zdjęcia
siedziby firmy, spotkać się ze swoim przyszłym klientem, jednym słowem dokonać weryfikacji
siedziby firmy w celu oceny wiarygodności kontrahenta. Jeśli wirtualne biuro nie będzie posiadało
sal do spotkań przez większość organów, w tym sądy zostanie uznane tylko jako adres do
korespondencji. Wybierając wirtualne biuro, które ma być promocją przedsiębiorstwa dobrze
wybrać sprawdzonego partnera.